Datagedreven werken vraagt meer dan dashboards

Vrijwel elke regio wil datagedreven werken. Maar wat ze daar precies onder verstaan, verschilt sterk. Voor de ene regio gaat het om dashboards en monitors, voor de andere om betere besluitvorming of meer grip op de uitvoering. Het niet expliciet maken van wat datagedreven werken inhoudt, is niet onschuldig; ze is veelzeggend en kostbaar. Tijdens de leercirkel data van 17 maart die OZJ-GO organiseerde in samenwerking met de VNG, kwamen 11 jeugdhulpregio’s samen en inventariseerden we tegen welke knelpunten de regio's aanliepen betreft het datagedreven werken. Hier werd dit verschil in interpretatie ook besproken.

Regio’s gaven aan tegen vergelijkbare knelpunten aan te lopen, wat ook terugkomt in de gezamenlijke analyse. Ze herkennen elkaars vraagstukken, ontwikkelen parallel vergelijkbare dashboards en spreken een groeiende behoefte uit aan gezamenlijke afspraken en standaarden. Maar zolang datagedreven werken een containerbegrip blijft waarbij de randvoorwaarden niet expliciet benoemd en belegd worden, blijft het in een onvolwassen stadium. En blijft dus ook de opbrengst zeer beperkt.

Het midden waar het vastloopt

Tussen de koers (zoals de Hervormingsagenda en regiovisies) en de uiteindelijke producten zoals dashboards en rapportages, zit een cruciaal middengebied waarin het organiseren en borgen van datagedreven werken centraal staat. Juist daar loopt datagedreven werken vast. Niet omdat er geen ambitie of techniek is, maar omdat dit midden vaak niet is ingericht.

Tijdens de leercirkel werd besproken wat dit ‘middengebied’ is met een praatplaat. Regio's herkenden dat de basis hiervoor vaak nog ontbreekt. Met de praatplaat ontstond het gedeelde inzicht dat datakwaliteit niet structureel is belegd en dat eigenaarschap over data niet altijd duidelijk is. Data bevindt zich vaak lokaal, terwijl de opgaven regionaal zijn georganiseerd.

Ook werd benoemd dat verschillende werkwijzen en definities bestaan, zelfs bij vergelijkbare systemen. Tegelijkertijd wordt beperkt gestuurd op het gebruik van inzichten. Het gevolg is een systeem dat wel informatie produceert, maar waar datakwaliteit en sturing op basis van die informatie nog onvoldoende tot stand komt.

Bekijk de praatplaat.

Weten zonder handelen

Veel monitoring blijft steken in het beschrijven van aantallen en het verzamelen van data zonder beoogd doel of gebruik. In de gesprekken tijdens de leercirkel kwam naar voren dat de vertaalslag naar oorzaken en handelingsperspectief vaak ontbreekt. Daardoor blijft onduidelijk in hoeverre informatie leidt tot aanpassing van beleid of uitvoering. Regio’s gaven aan dat het lerend vermogen en cyclisch werken nog onvoldoende onderdeel zijn van de dagelijkse praktijk.

Daar komt bij dat de informatiebehoefte zelf vaak versnipperd is. Tijdens de leercirkel werd ook benoemd dat regio’s uiteenlopende taken vervullen. Denk aan inkoop, contractmanagement en beleidsondersteuning, met verschillende rollen en afhankelijkheden tussen gemeenten. Wat regionaal nodig is en wat lokaal gevraagd wordt, loopt niet altijd synchroon.

Dit werd door deelnemers herkend als een diffuse informatiebehoefte. Zolang de informatiebehoefte niet scherp is, blijft ook het handelingsperspectief uit, omdat de inzichten niet aansluiten op wat er nodig is om te handen. Inzichten worden dan gebouwd op wat beschikbaar is, in plaats van wat nodig is.

Vertrouwen als voorwaarde

Vertrouwen in data is geen vanzelfsprekendheid. Er ontstaat twijfel wanneer cijfers niet overeenkomen met ‘hoe het gaat’. Dit kan komen doordat werkprocessen onderling anders zijn ingericht, definities verschillen of aansluiting op domeinoverstijgende vraagstukken ontbreekt. Regio’s gaven aan dat dit invloed heeft op het gebruik van informatie in de praktijk. Wanneer vertrouwen ontbreekt, worden rapportages minder benut en vindt besluitvorming vaker plaats op onderbuikgevoel dan op daadwerkelijke feiten.

Dat vertrouwen vraagt om duidelijke afspraken, helder eigenaarschap en gedeelde normen over wat data is en hoe deze wordt gebruikt; een behoefte die door alle regio’s in de leercirkel werd (h)erkent en uitgesproken.

Samen leren organiseren

Alle 11 regio’s erkennen dat zij voor eenzelfde uitdaging staan. Tijdens de leercirkel gaven zij aan dit in gezamenlijkheid te willen oppakken en spraken zij de behoefte uit om hierin ondersteund te worden.

De behoefte aan gezamenlijk leren hoe je afspraken, standaarden en bovenregionale herbruikbaarheid organiseert, werd breed gedeeld. Tegelijkertijd werd duidelijk dat samenwerken op informatievoorziening meer vraagt dan afstemming alleen. Het vraagt om een expliciet geformuleerde datastrategie waarin governance, rollen en architectuur in onderlinge samenhang worden ingericht.

Daarbij is het essentieel dat datagedreven werken - en de verdere ontwikkeling daarvan - een integraal onderdeel vormt van de Regiovisie. Zo wordt de strategie stevig verankerd in de gezamenlijke aanpak van de opgaven binnen de jeugdzorg.

Datagedreven werken vraagt daarmee om bewustzijn, verantwoordelijkheid en de bereidheid om gezamenlijk te investeren in wat zich tussen koers en dashboard bevindt. Wanneer die basis op orde is, kan data zich ontwikkelen van een eindproduct naar een startpunt voor sturing en verbetering van de jeugdhulp.